AKO 1.Unit1

http://www.slideshare.net/Profkunal/receiving-and-welcoming-of-guest

Peran dan Fungsi Seksi Penerimaan Tamu Hotel

Your Hotel

Dilihat dari kegiatan yang dilaksanakan pada bagian ini nampak sebagai pusat kegiatan hotel. 

Bagi para tamu Ia adalah hotel itu sendiri.

Mempunyai peran penting dalam pendapatan hotel melalui penjualan kamar dan pembentuk citra yang baik terhadap hotel adalah sangat penting.

  Peranan Kantor Depan

Kantor Depan biasanya berlokasi di bagian depan dari bangunan hotel agar mudah nampak dan didapat oleh para tamu. Sebaiknya menyatu dengan lobby.

Kantor Depan sering diumpamakan sebagai :

•  Pusat syaraf (nerve center)
•  Sumbu (hub)
•  Jantung hotel (heart)

Hal-hal tersebut memberi petunjuk betapa pentingnya peranan Kantor Depan dilihat dari operasional hotel.

Kantor Depan merupakan, poros atau pusat kegiatan para tamu. Dari sinilah datangnya informasi, instruksi maupun pengerahan kepada berbagai departemen tentang jasa pelayanan yang diberikan kepada tamu,

a. Fungsi Kantor Depan

1.      Menerima pesanan kamar

2.      Menangani kedatangan tamu tanpa pesanan kamar

3.      Melaksanakan pendaftaran

4.      Penentuan kamar

b. Memberikan informasi tentang pelayanan hotel.

1.      Hal-hal didalam hotel

2.      hal-hal diluar hotel 

c. Mengkoordinir Pelayanan tamu
1. Penghubung antara bagian-bagian di hotel
2. Menangani berbagai masalah dan keluhan tamu 

d. Menyusun Laporan Status Kamar

1. Mengkoordinasikan penjualan kamar dengan dengan bagian Tata Graha (Housekeeping Department)
2. Kamar yang dihuni
3. Kamar yang sedang dibersihkan
4. kamar yang sedang diperbaiki
5. Pindah kamar
6. Kamar rusak (out of order)

e. Menyelenggarakan Pembayaran Tamu

1.      Membuka rekening tamu

2.      Mencatat transaksi pada rekening tamu

3.      Membatasi jumlah credit

4.      Menyusun dan mencatat berbagai transaksi tamu 

f. Penyelesaian Pembayaran Tamu

1.      Mempersiapkan pembayaran tamu

2.      Menyusun rekening tamu

3.      Melaksanakan prosedur check out

g. Menyusun Riwayat Kunjungan Tamu

1.      Melakukan pencatatan data-data individu untuk kunjungan akan datang

2.      Menyelengarakan arsip kartu kunjungan tamu 

h. Menangani telephone swich board, telex, telegram.

1.      Menangani semua pembicaraan telephone melalui swich board

2.      Menerima dan mengirim fax

3.      Menerima dan mengirim E-Mail 

i. Menangani barang-barang bawaan tamu

1.      Menangani barang-barang tamu yang tiba

2.      Menangani barang-barang tamu yang berangkat

3.      Menangani perpindahan kamar

4.      Menangani penitipan barang bawaan tamu